Das Ziel jeden Unternehmens ist es, besser zu werden und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber den anderen Marktteilnehmern zu erlangen.

Um dieses Ziel zu erreichen, überprüfen die Unternehmen regelmäßig auf verschiedene Art und Weise ihre Prozesse. Oft erfolgt dies mit Hilfe externen Beratung, und im Ergebnis führt dies dann zu weitreichenden Umstrukturierungen.

Obwohl solche organisatorischen Änderungen signifikant sind, haben sie in der Regel keinen Einfluss auf die täglichen Arbeitsabläufe der Beschäftigten der operativen Ebene. Eine Verbesserung dieser Abläufe findet selten statt. Dabei kennen die Mitarbeiter/innen in vielen Fällen die Prozesse am besten und wüssten daher, wie eine Effizienzsteigerung erreicht werden könnte. Um dieses Potenzial zu schöpfen, muss ihnen ein Weg aufgezeigt werden, wie sie selbst diese Verbesserung durchführen können.

Das folgende Beispiel zeigt, wie mit Hilfe eines Excel- oder Worddokuments eine solche Verbesserung schnell und einfach durchgeführt werden kann.

Zum „Handwerk“ des Einkäufers/ der Einkäuferin gehört das Aussenden von Anfragen an ausgewählte Lieferanten. Dieser Anfrageprozess, unabhängig von den Gütern, für welche die Anfragen gestartet werden, ist immer gleich und erfolgt typischerweise per mail.

Um die Qualität der Anfrage sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass der Lieferant alle notwendigen Informationen erhält, wird eine Anfragemaske in Excel angelegt. Ein Beispiel hierfür kann von der Homepage der SNL-Global kostenlos bezogen werden.

Die Vorlage wird mit den entsprechenden spezifischen Informationen zum Start des Anfrageprozesses befüllt. Bei fehlenden Informationen ist dies ersichtlich. Diese müssen dann intern bereitgestellt werden, um die Anfrage zu vervollständigen. Sind alle Informationen eingegeben, kann die ganze Vorlage per STR+C in eine E-Mail kopiert werden. Dies stellt die Informationsqualität sicher bei gleichzeitiger Verkürzung des Anfrageprozesses.