Was sind die Grundlagen einer effektiven und soliden Einkaufsorganisation?
Wie stellt man sicher, dass die Beschaffung als Teil der Organisation einen nachhaltigen Mehrwert für die Unternehmung leistet?
Zu diesem Themenkomplex gibt es eine Vielzahl an Fachbüchern und mindesten genauso viele Seminarangebote. Diese geben Ihr umfassendes Wissen bezüglich des Themas wieder und haben deshalb ihre Berechtigung.

Wer aber nicht die Zeit hat, in die Tiefe dieser Thematik einzusteigen, kann die Komplexität des Einkaufs reduzieren und sich stattdessen die folgenden einfachen Fragen stellen und wie folgt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – beantworten:

Welche Stakeholder gibt es aus Sicht der Beschaffungseinheit?

a) Interne Stakeholder

  1) die eigentliche Beschaffungseinheit und gegebenenfalls ihre globalen Einheiten
  2) die Entwicklungs- bzw. Designabteilung
  3) die Supply Chain bzw. Logistik (falls diese nicht schon Teil der Beschaffungs- bzw. Einkaufsabteilung ist)
  4) die produzierenden Werke der Unternehmung
  5) den Vertrieb
  6) die Qualitätsabteilung
  7) die Geschäftsführung

b) Externe Stakeholder

  1) Lieferanten
  2) legislative Vorgaben
  3) Kunden

Welche Aufgaben und Erwartungen werden an die Beschaffungseinheit bzw. den Einkauf gestellt?

  1) Bereitstellung der optimalen Bezugsquelle für die zu beschaffenden Güter
  2) Informationen unterschiedlicher Art für die Stakeholder

Die Aufzählung ist ein Denkanstoß, der die eingangs gestellten Fragen auf das Wesentliche konzentriert, um so erste Antworten schnell liefern zu können.

Das Ziel ist allerdings die Erarbeitung einer Methode, mit der die Beziehung zwischen der Einkaufsorganisation und dem entsprechenden Stakeholder bewertet und langfristig verbessert werden kann.

Mit dem Tool „Supplier classification report” wird eine einfache Checkliste zum download bereitgestellt. Experten vom „Supplier Management“ oder „ Supplier Developemt“ nutzen überwiegen Listen und Methoden, die auf den Vorgaben der VDA (6.x) beruhen. Dieses Vorgehen ist zu einem späteren Zeitpunkt sicherlich dringend anzuraten. In einem ersten Schritt, wenn die Beziehung zu einem Lieferanten aufgebaut wird, ist eine kurze Liste wie die von uns bereitgestellte allerdings ausreichend.

Wie immer sind die bereitgestellten Dokumente mit Beispielen gefüllt und müssen individuell angepasst werden.